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仕事・忙中閑あり（その11）
今回のテーマは会議が有効・有益であるための「会議のデザイン」です。
複数の人たちが何らかの活動に携わり、それを有効的・計画的に進めようとするとき、会議を開催します。その基本は“みんなで話し合って決める”ことです。しかし実際に会議についてのイメージは、堅苦しい、形式的、だらだらと長いなど良くありません。
会議が機能しない要因には、次の事項があります。
（1）議長が会議を決定機関でなく、承認機関としている場合
（2）事前に根回しにより、重要事項が決まっている場合
（3）議題となる事柄について共通の問題意識や共通認識がない場合
（4）会議の決定事項が決定としてメンバーに認識・共有されていない場合
（5）意地の張り合い（メンツ）が会議の進行を妨げる場合
（6）発言しても意味がないという雰囲気がある場合 等々
会議とは、本来、ある事項について互いに意見を交換し協議しあう場です。そのために、参加メンバーと議長（進行役）との間に、対等で風通しのよい関係があること、会議の意義と役割について共通の認識と自覚があることが必須です。
協議する会議で決めることは、“誰が、いつ、何を、いつまでにするか”の４つの論点です。従って会議についての目的から具体的な手順と留意点をまとめれば、次のとおりです。
１、会議の目的
会議で目的として念頭に置くことは、次の３つに集約できます。
（1） 組織（チーム）全体にかかわる重要事項の確認、共有化、それに基づく具体的事項の打合せ
（2） 直面する問題の明確化と対応策の協議
（3） 意志決定への参加による合意形成
これらはある組織を円滑に機能させるために、メンバーが全体の見通しを一定の手続により、意見を出し合って、具体的に取り決めを行います。
２、会議の具体的な手順
この手順は会議の目的を最も効果的に達成するために配慮する事項です。
（1）議題の区分
議論するかどうかで報告事項と協議事項に区分します。前者は状況（経過）報告と質疑応答及び今後の具体的な活動日程、内容などの確認が中心となり、後者は早急に結論を出す事項、改善の方向性を採る事項、新たな事態に直面し検討する事項、新しい提案や発想に対し多様な意見を出し合ってイメージを具体化する事項などあります。
（2）会議資料の作成
会議資料は、当日の会議で取り上げる議題の一覧表、必要な資料やデータなどがあります。
報告（確認）事項の場合、事実経過が全員に共有されたか、活動全体や役割分担、段取りや起こりうる問題への対処法などが明確に把握できたかが重要です。一方協議事項の場合、その事項が組織にとってどのような重要課題であるか、どのような背景や状況から問題になったか、そしてどう対処するかを明解にします。
議長の役割は、種々な参考意見から選択肢をはっきりさせ、プラス・マイナス面を挙げて中立的な立場を維持します。そして論点を整理し、意見を総合化して結論を促し、確認して承認へと至るための採決を計ります。仮に一致点が見出せないときは、次回に持ち越すか、議長と上司との協議に一任するかを申し合わせます。
これまで記述した事柄は、仕事の運営面での会議ですが、事業計画や新企画といった会議の場合には、視点が異なります。経営トップや幹部が思いつかないような新しい考えや試みを部下から引き出させるためにあるからです。確かに知識や経験は力であるものの、逆にそれが発想の固定化や硬直化を生みます。部下からの提案に対する心意気を評価・判断してこそ企業の活性化をもたらします。
村井徹
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